Encontrar a la persona adecuada para un puesto parece sencillo hasta que hay que hacerlo con rapidez. Publicar una oferta, gestionar candidaturas, filtrar currículums, realizar entrevistas, comprobar que los perfiles encajan y coordinar la incorporación requiere tiempo y recursos. Y cuando hay que cubrir varias posiciones a la vez, el proceso puede convertirse en una carga considerable para los equipos internos.
Por eso, cada vez tiene más sentido plantearse externalizar procesos de selección, especialmente cuando la empresa necesita ganar capacidad de respuesta ante picos de actividad, sustituciones, campañas o nuevas necesidades de personal.
Externalizar no significa perder el control sobre quién entra en la organización. Significa contar con un especialista que se encargue de buena parte del proceso para que la empresa pueda concentrarse en la decisión y en sus prioridades de negocio.
¿Qué significa externalizar un proceso de selección?
La externalización consiste en confiar a un proveedor especializado una parte o la totalidad del proceso de selección de personal.
El alcance dependerá de las necesidades de cada empresa. Puede comenzar con la definición del perfil y continuar con la captación de candidatos, el filtrado de candidaturas, las entrevistas y la evaluación hasta llegar a la presentación de las personas que mejor se ajustan al puesto.
En Personal 7, por ejemplo, el proceso contempla diferentes fases de captación, evaluación, selección y contratación, incluyendo el análisis del puesto, canales de captación, entrevistas por competencias, referencias o pruebas específicas cuando son necesarias.
Esto resulta especialmente útil cuando la organización debe cubrir varias posiciones, necesita incorporar profesionales en poco tiempo o no dispone internamente de los recursos suficientes para asumir todo el proceso.
¿Por qué externalizar la selección de personal?
La principal ventaja no consiste simplemente en “ahorrar trabajo”. Un buen servicio de reclutamiento y selección debe ayudar a que la empresa llegue antes a los perfiles adecuados y pueda dedicar sus recursos internos a las tareas en las que aportan mayor valor.
1. Reducir la carga de trabajo del equipo interno
Una vacante puede generar decenas o incluso cientos de candidaturas. Revisarlas, realizar una primera criba, contactar con candidatos y organizar entrevistas consume horas que el departamento de Recursos Humanos podría dedicar a otras funciones.
Al externalizar el proceso de selección, una parte importante de ese trabajo previo pasa al proveedor especializado.
La empresa continúa definiendo qué necesita y mantiene la capacidad de decisión, pero evita que su equipo tenga que gestionar todas las fases operativas del proceso.
2. Ganar rapidez cuando el tiempo importa
No todas las necesidades de contratación pueden planificarse con meses de antelación.
Una baja inesperada, un incremento de pedidos, una nueva campaña comercial o un pico de producción pueden obligar a incorporar profesionales rápidamente. En estos casos, empezar la búsqueda desde cero puede dificultar la respuesta de la empresa.
Precisamente por eso, una buena planificación del personal para las campañas debe anticipar cuántas incorporaciones serán necesarias, en qué momento y para qué funciones. Personal 7 recomienda definir previamente funciones, horarios, experiencia, competencias, formación y disponibilidad para agilizar la selección.
Un especialista en selección puede activar sus canales de captación y realizar las primeras fases del proceso mientras la empresa mantiene el foco en su actividad.
3. Acceder a mayor capacidad de captación
Publicar una oferta no garantiza encontrar al candidato adecuado.
Determinados perfiles pueden ser escasos, tener una elevada rotación o encontrarse en mercados especialmente competitivos. En esos casos, la capacidad para localizar candidatos se convierte en una parte crítica del proceso.
Externalizar permite apoyarse en profesionales que trabajan de forma continua en captación y selección de personal, conocen diferentes perfiles y disponen de canales específicos para llegar a candidatos.
Personal 7 cuenta, además, con un departamento propio de reclutamiento y estructura su servicio para abordar de forma integral la captación, evaluación, selección y contratación.
4. Mejorar el ajuste entre el puesto y el candidato
Cubrir una vacante rápidamente es importante, pero cubrirla con una persona que no se ajusta al puesto puede generar un problema mayor.
Por eso, antes de iniciar la búsqueda conviene definir claramente qué se necesita: funciones, experiencia, conocimientos técnicos, disponibilidad, horario y competencias.
También hay que diferenciar entre requisitos imprescindibles y aquellos conocimientos que pueden adquirirse posteriormente. Esta definición facilita una selección de personal mucho más precisa y evita descartar buenos candidatos por criterios que realmente no son determinantes.
En este punto también resulta importante analizar conjuntamente las hard skills y las soft skills: los conocimientos técnicos permiten comprobar si la persona puede desempeñar determinadas funciones, mientras que competencias como la adaptación, comunicación o trabajo en equipo ayudan a valorar su adecuación al entorno profesional.
5. Adaptar la selección a picos de actividad
No todas las empresas necesitan contratar al mismo ritmo durante todo el año.
Black Friday, Navidad, campañas promocionales, temporada turística, aumentos de producción o determinados proyectos pueden concentrar las necesidades de contratación en unas pocas semanas.
En estos escenarios, dimensionar permanentemente el departamento interno de RR HH para asumir los momentos de máxima actividad no siempre es eficiente. Externalizar aporta capacidad adicional precisamente cuando se necesita.
De hecho, una utilización adecuada del trabajo temporal permite afrontar necesidades puntuales con mayor flexibilidad y adaptar los recursos a la evolución de la actividad.
¿Externalizar significa perder el control de la selección?
No debería.
La empresa debe seguir teniendo un papel fundamental. Es quien conoce el puesto, su organización, el equipo y las necesidades reales que deberá cubrir la persona seleccionada.
El proveedor aporta capacidad de captación, metodología y recursos para gestionar el proceso. La empresa aporta el conocimiento del negocio y establece los criterios que determinarán qué candidatura encaja.
Por eso, la clave está en definir correctamente desde el inicio cuestiones como las funciones del puesto, requisitos imprescindibles, horarios, ubicación, experiencia, competencias y fecha de incorporación.
Cuanto más precisa sea esta información, más eficaz será el proceso.
¿Cuándo merece especialmente la pena externalizar?
No existe una única situación. Sin embargo, puede resultar especialmente útil cuando una empresa necesita contratar un número elevado de profesionales, cubrir posiciones en poco tiempo, reforzar equipos durante una campaña, afrontar sustituciones o acceder a perfiles difíciles de localizar.
También puede ser interesante cuando el departamento de RR. HH. dispone de recursos limitados o cuando la contratación temporal tiene un peso importante en la actividad.
Por ejemplo, antes de una campaña es recomendable comprobar no solo cuántas personas harán falta, sino también cuándo deberán incorporarse y qué funciones asumirán. Saber si tu empresa está preparada para la próxima campaña permite iniciar la selección con margen y evitar que la búsqueda de personal comience cuando la necesidad ya es urgente.
Y la incorporación tampoco termina el día de la contratación. Una adecuada prevención de riesgos laborales antes de incorporar personal temporal ayuda a que el trabajador llegue al puesto con la información, formación y medidas preventivas necesarias.
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Un apoyo especializado para convertir la selección en una ventaja
Externalizar un proceso de selección no debería consistir simplemente en trasladar tareas administrativas a un tercero. El verdadero valor aparece cuando permite a la empresa ganar agilidad, ampliar su capacidad de captación y concentrar sus recursos internos donde más los necesita.
Personal 7 está especializada en la captación, evaluación, selección y contratación de profesionales cualificados para trabajo temporal y dispone de presencia en diferentes puntos del territorio nacional.
Cuando existe una necesidad concreta de contratación, contar con una solución especializada de selección de persona permite abordar el proceso de manera integral, desde la definición y captación del perfil hasta su evaluación, selección y contratación.
Porque externalizar la selección no consiste en renunciar a decidir quién se incorpora a la empresa. Consiste en disponer de más recursos para encontrar a la persona adecuada cuando realmente se necesita.