5 claves para mejorar la productividad en tu trabajo

21 diciembre, 2022 | Desarrollo profesional

Muy a menudo, cuando el volumen de trabajo aumenta y la situación laboral se nos escapa de las manos, nuestra capacidad de organización también falla. En un intento desesperado por seguir el ritmo, nos apresuramos a completar la carga de trabajo e inevitablemente nos vemos desbordados. 

 Aunque parezca difícil mejorar nuestra productividad en el trabajo, es precisamente en estos momentos cuando debemos ser más organizados y productivos. Por esta razón, desde Personal 7 queremos enseñarte las 5 claves para mejorar la productividad en tu trabajo. 

Pero, ¿qué significa realmente ser productivo? 

La persona productiva es, por definición, la que consigue mantener su flujo de trabajo constante, tanto en los momentos tranquilos como en los más caóticos. 

 Para aumentar la productividad en el trabajo, es necesario crear una serie de buenos hábitos que nos vendrán bien en tiempos de crisis, evitando que nos hundamos en una espiral de caos y frenesí. 

 Hemos aquí algunos consejos para mejorar tu productividad, de forma fácil y sin estrés:  

  1. Utiliza las To do list

Las to do list, a menudo, resultan ser un arma de doble filo. No es raro que tengan el efecto contrario al deseado: en lugar de impulsarnos a la acción, el mero hecho de ver nuestras innumerables tareas enumeradas puede que nos sume en el más absoluto desánimo. 

 Sin embargo, las to do list siguen siendo un elemento providencial para mejorar nuestra productividad, así que veamos la mejor manera de elaborarlas: 

 1. Haz una lista de tareas. Escribe todo lo que se te ocurra, directamente, sin pararte a pensar demasiado. 

2. Aplica la «regla de los dos minutos»: tacha todo lo que pueda hacerse en menos de 120 segundos. De hecho, no se trata de verdaderas tareas, sino simples «acciones»… pierdes más tiempo escribiéndolas que haciéndolas. 

3.Entre las tareas restantes, determina cuáles son las MIT (most important tasks), es decir, las prioridades del día. 

4. Para determinar cuáles son prioritarias, pregúntate lo siguiente: ¿cuál de ellas, de no hacerse, tendría las consecuencias más graves? 

5. Si pospones una determinada tarea varias veces, no dudes en tacharla: está claro que no es prioritaria. 

  1. Crea un Workflow

Implementar procedimientos de workflow es una gran manera de aumentar la productividad en el trabajo. Básicamente, se trata de establecer, punto por punto, el proceso de realización de tareas más o menos complejas. Al fijar cada uno de los pasos de los que tendrás que ocuparte, no solamente minimizas las posibilidades de pasar algo por alto, sino que también obtienes una idea más clara del plazo real para completar tu proyecto. 

 Los flujos de trabajo se parecen a las recetas de cocina: tienen un punto de partida y si sigues el procedimiento paso a paso te conducen a un resultado concreto. 

  1. Detén el multitasking

La multitarea es una habilidad considerada indispensable por la mayoría de los empresarios y que se ha convertido en una skill destacada en muchos curriculum. Sin embargo, la verdad es que varios estudios han demostrado que el multitasking es un verdadero asesino de la productividad, ya que cuando se recurre a la multitarea, nunca se llevan a cabo realmente dos proyectos al mismo tiempo.  Lo que estamos haciendo en realidad es saltar de un polo a otro, alternando nuestra atención entre dos tareas. 

  1. Haz descansos regulares

Al contrario de lo que podría pensarse, hacer descansos regulares no disminuye la productividad, sino que la aumenta. Las pausas reducen realmente el estrés: cuando estás concentrado intensamente en una tarea, gastas mucha energía. Las pausas regulares permiten que la mente descanse y se quede despierta durante todo el día: de este modo, tu productividad también será constante. Lo ideal es que organices tu tiempo en bloques de una hora, con una pausa de 15 minutos cada 45 minutos de actividad. 

  1. Se consciente de cuánto tardas en cada tarea

Parece increíble, pero no se suele medir el tiempo que se dedica a una tarea. Si te acostumbras a controlar el tiempo que dedicas a una tarea, serás capaz de estimarlo. Al mismo tiempo, te darás cuenta de cuántas actividades o hábitos te han hecho «perder el tiempo» y no han contribuido en absoluto al proceso que tenías que completar. 

 En conclusión, es importante recordar lo siguiente: la mejor manera de ser productivo es conocerte a ti mismo, tus límites y tu potencial. 

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